8 sposobów na efektywne zarządzanie czasem

Czas to pieniądz. Między innymi dlatego, ludzie nauki podarowali nam setki maszyn i urządzeń, które pozwalają go zaoszczędzić. Pralki, piloty, komputery czy samoloty sprawiają, że teoretycznie powinniśmy mieć więcej czasu dla siebie. Niestety okazuje się, że wciąż nam go brak i to coraz bardziej. Ludzie są wciąż zajęci, zostają w pracy po godzinach lub pracują na więcej niż jednym etacie bądź dorabiają. Poza tym, dziś niemal każdy zawód wymaga ciągłego dokształcania się, a to też kosztuje sporo czasu. Kluczem do wyrabiania się z obowiązkami i poświęcenia każdego dnia choćby chwili dla siebie, jest dziś dobra organizacja czasu. Pomoże w tym kilka trików.

1. Bądź realistą w planowaniu

Pierwszym krokiem w zarządzaniu czasem jest ustalenie, jak wykorzystujesz go obecnie i dlaczego wciąż Ci go brak. Wypisz, co i o której godzinie robisz każdego dnia, oddzielając dni wolne od pracujących i jak wiele czasu Ci to zabiera. Kiedy już to zrobisz, podkreśl wszystko to, czego najbardziej nie lubisz robić, do czego zabranie się wymaga od Ciebie wiele energii i wysiłku, powoduje niechęć lub wręcz niemożność wykonania i odkładanie “na później”. Przeanalizuj, dlaczego tak się dzieje, co ma na to wpływ. Postaraj się wprowadzić modyfikacje, by było Ci łatwiej. Teraz zastanów się, co robisz zupełnie bez potrzeby, mimo, że ani nie należy to do Twoich codziennych obowiązków, ani nie sprawia Ci to wyraźnej satysfakcji. Może oglądasz seriale, które tak naprawdę niespecjalnie lubisz? Czytasz wiadomości, których wcale nie jesteś ciekaw? Czasem robi się takie rzeczy tylko po to, by uniknąć tego, co i tak mamy do zrobienia, ale niekoniecznie nam się chce z różnych powodów.

2. Dostosuj plan dnia do siebie

Wybierz sposób, w jaki ustalisz swój plan dnia. Każda metoda jest dobra, byle zapewniała szybki dostęp do podglądu planu. Możesz wykorzystać książkowy kalendarz, kieszonkowy notes czy aplikację w telefonie. Ustal, czy wolisz aktualizować plan każdego dnia, czy planować od razu na tydzień, a nawet miesiąc i na bieżąco wprowadzać konieczne, niezależne od Ciebie zmiany. Możesz stosować kolorowe pisaki, karteczki post-it, emotikony, rysunki, wycinki – wszystko to, co lubisz. Najistotniejsze, by stworzyć taki plan, na który chętnie będzie się zerkać, z satysfakcją wykreślać to, co już zrobione i chętnie wykonywać kolejne zadania i aktywności.

3. Wykorzystuj każdą chwilę

Wiele czasu ucieka nam przez palce, choć wcale nie musi. I nie tyle chodzi tu o zwyczajne marnotrawstwo, co nieumiejętność wykorzystania momentów. Przede wszystkim chodzi o takie czynności jak czekanie, np. w kolejce, u lekarza czy w jakiejś instytucji oraz korzystanie z komunikacji. Można wtedy sprawdzić maile, przejrzeć portale społecznościowe, zadzwonić do kogoś, poczytać, pouczyć się słówek itp., zaoszczędzając później czas dla siebie czy bliskich.

4. Nie trać czasu wciąż na to samo

Znaczną część życia zabierają nam przyziemne, lecz czasochłonne rzeczy, takie jak zakupy, sprawy urzędowe czy płacenie rachunków. Aby zaoszczędzić czas im poświęcany, wystarczy bardziej dogłębnie je przemyśleć. W tym celu przydadzą się wszelkie listy: zakupów, spraw, opłat czy inne. Dzięki temu unikniemy ciągłego biegania, jeżdżenia czy logowania się do banku kilka razy, bo załatwimy wszystko za jednym razem. Nie ma oczywiście sensu robienie zakupów na zapas, jeśli jest to świeża żywność, jednak takie rzeczy jak makarony, mąka, woda czy papier do drukarki, warto mieć w domu. Uniknie się w ten sposób niepotrzebnych stresów związanych z koniecznością “wrzucenia” w plan dnia dodatkowych obowiązków. Ilość zaoszczędzonego dzięki temu czasu może naprawdę zaskoczyć.

5. Wynajdź system

Zaangażuj w planowanie czasu rodzinę. Potrafią być naprawdę pomocni. Może Twoje dziecko uwielbia robić pranie, gotować obiad lub prasować, a partner_ka świetnie radzi sobie ze zmywaniem i odkurzaniem? Nie bierz wszystkiego na swoje barki. Nieważne, z kim dzielisz mieszkanie, usiądźcie i razem ustalcie, co, kto i kiedy chce i może robić. Wypiszcie to, aby każdy znał swoje obowiązki i nikt nie miał do nikogo niepotrzebnych pretensji. Tego typu kłótnie szkodzą rodzinie, zabierając na dodatek wiele czasu i energii. Podobnie postąpcie ze współpracownikami czy osobami dzielącymi biuro. Korzystajcie z notatek przyklejanych w wybranym miejscu na karteczkach. Warto także wyznaczyć miejsca na klucze, dokumenty, plecaki i torebki czy akcesoria biurowe. Szukanie wręcz pożera czas, w dodatku jest frustrujące. Dlaczego więc w prosty sposób nie uczynić życia łatwiejszym i przyjemniejszym?

6. Jeśli to możliwe, rób kilka rzeczy na raz

Są takie zadania, które możesz wykonywać jednocześnie. Pomyśl, za które obowiązki domowe warto wziąć się w tym samym czasie, co z czym połączyć, by było efektywnie. Może robienie listy zakupów z porządkami w szafkach? Gotowanie obiadu z prasowaniem? Sam wiesz najlepiej, a jeśli nie – poeksperymentuj, bo warto. Wybierasz się do dentysty, ale planujesz także wybrać się do fryzjera? Zrób to jednego dnia, jeśli to nie jest zbyt duże obciążenie. Podobnie organizuj wizyty lekarskie czy specjalistyczne całej rodzinie.

7. Unikaj perfekcjonizmu

Nigdy nie uda Ci się zrobić czegoś idealnie, po co więc w ogóle próbować? Niech wystarczy Ci, że coś jest zrobione dobrze – naprawdę nie trzeba więcej. W niektórych kulturach dążenie do perfekcji jest grzechem, bo stanowi próbę dorównania bogom. Weź to do siebie ;). Ideały wymagają zwracania uwagi na zbędne szczegóły, a to zabiera czas i energię. Mało tego, perfekcjonizm prowadzi do zniechęcenia i rezygnacji, znacznie utrudniając wykonywanie obowiązków.

8. Bądź asertywny i naucz się odmawiać

NIE – krótkie słowo, a wielu z nas ma problem z wypowiadaniem go, zwłaszcza wobec rodziny, przyjaciół i przełożonych. Będzie Ci łatwiej, jeśli skupisz się na swoich celach, potrzebach i wartościach. Twoja frustracja i zniecierpliwienie tylko zaszkodzą bliskim, nie bój się więc powiedzieć, że pomożesz, kiedy zrobisz to czy tamto lub spotkasz się, kiedy skończysz to, co masz w planie. Pamiętaj, by odmawiać czy przekładać spotkania szczerze i grzecznie.

WAŻNE
Czasu nie da się kontrolować. Nie zwolni ani nie przyspieszy. Doba, tydzień czy rok, nie ulegną wydłużeniu. Zarządzanie czasem polega więc tak naprawdę na kontroli własnego zachowania. Dlatego pamiętaj o priorytetach i szanuj chwile, które masz, a będzie Ci łatwiej.

Marta Osińska-Białczyk

Psycholog, psychoterapeuta z wykształcenia i pasji. Kocham ludzi i wierzę w nich, dlatego chętnie dzielę się wiedzą i doświadczeniami. Prowadzę psychoterapię, coachingi i warsztaty - również online oraz w domu klienta (Warszawa). Pomagam zagubionym się odnaleźć, wspieram pary i rodziny. Prywatnie jestem mamą dwójki cudownych maluchów, fanem zdrowego stylu życia i fotografem-amatorem. Pisanie od zawsze mi towarzyszy, podobnie jak ludzie, muzyka i filmy - bez nich moje życie nie byłoby takie samo. Jeśli chcesz się skonsultować, lub zapisać na konsultację, zajrzyj do kontaktu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *